Customer Case - Stad Herentals met Diensthoofd Personeel & Organisatie Kaat Raeymaekers
Vandaag laten we opnieuw een klantenverhaal op jou los; een Thalento® Customer Case. Een echte Thalento® believer komt aan het woord en vertelt hoe onze oplossingen worden ingezet binnen hun organisatie.
Enkele weken geleden interviewden we Kaat Raeymaekers, diensthoofd Personeel & Organisatie bij stad Herentals. Door de coronacrisis werden ze geconfronteerd met heel wat uitdagingen op gebied van rekrutering. De Thalento® Oplossingen hielpen hen het aanwervingsproces te verbeteren en professionaliseren.
Hopelijk geeft deze klantencase je enkele interessante inzichten voor jouw eigen HR-beleid. Lees hieronder het volledige interview met Kaat Raeymaekers.
Hallo Kaat, welkom & bedankt om ons even wat uitleg te geven over hoe jullie werken bij stad Herentals. Het doet ons deugd jullie zo enthousiast te zien over Thalento®. Laten we starten bij het begin, hoe zijn jullie bij ons terechtgekomen? Wat gaf de doorslag om voor ons te kiezen?
De coronacrisis heeft ervoor gezorgd dat onze vacatures enorm aan populariteit wonnen. Een stadsdienst wordt ervaren als een zekere werkgever en sinds de gezondheidscrisis is dit alleen maar belangrijker geworden voor de bevolking, met name een stabiele werkomgeving. Hierdoor ontvingen we voor verscheidene administratieve functies tot wel 150 kandidaten in enkele weken tijd. Dit zette onze personeelsafdeling enorm onder druk.
Assessment software zou hier een oplossing kunnen bieden dus gingen wij op zoek naar een kwalitatieve aanbieder. In enkele vorige functies was ik vertrouwd met de meeste assessment providers maar zag dit vooral als een vrij dure en weinig flexibele oplossing. Niet echt interessant voor een middelgrote organisatie als stad Herentals.
Via een samenwerkingsverband tussen steden en gemeenten in het Neteland kwamen we dan bij Thalento® terecht. Na een aangename kennismaking en zorgvuldige analyse zagen we dat de kostenbaten bij Thalento® gewoonweg beter was dan andere providers.
Het systeem van credits vinden we ook geweldig. Er zijn geen opstartkosten en je hangt niet vast aan bepaalde dure licenties. Je kan de oplossingen heel flexibel gebruiken, ideaal voor een organisatie als stad Herentals. We weten ook nooit hoeveel kandidaten zich aanmelden, als je dan vastzit met licenties, verre van ideaal.
De cumulatie van voordelen gaf uiteindelijk de doorslag om met jullie in zee te gaan.
De tekst gaat verder onder de afbeelding
Hoe zetten jullie onze assessments in binnen stad Herentals?
Het idee was om Thalento® in te zetten als pre-screening instrument voor administratieve bedienden. Jullie oplossingen moesten zorgen voor een snelle maar vooral objectieve eerste schifting van kandidaten.
Momenteel gebruiken we volgende assessments van jullie aanbod Vaardigheidstesten:
Data-Control: meet de controle- en classificatiemogelijkheden van een individu
SNA Test: inventariseert de snelheid en nauwkeurigheid van mensen
PNO Test: inventariseert de plannings- en organisatiemogelijkheden
Dit drietal assessments gebruiken we als actieve pre-screening tool. Kandidaten dienen een score van 5 op 10 of hoger te behalen om door te gaan naar de volgende ronde.
Via deze weg leggen we voor iedereen de lat op de zelfde hoogte. Er is gelijke toegang tot het ambt voor iedereen die wil deelnemen. Als stadsdienst vinden we het superbelangrijk dat we niemand uitsluiten in de selectieprocedure. Objectiviteit dragen we hoog in het vaandel en de Thalento® Assessments biedt ons deze meerwaarde.
Vertel ons eens wat meer over de volledige procedure tijdens de aanwervingen van administratieve profielen? Welke rol speelt Thalento® in dat proces?
Vanuit de overheid opgelegd zijn er minstens twee rechtstechnieken nodig om iemand te beoordelen tijdens het rekruteringsproces. Een schriftelijk en mondeling examen.
Hoe ging het vroeger in zijn werk?
Wij noemen dit het grote poortexamen. Toen kwamen tot 150 kandidaten opdagen voor de schriftelijke proef. Dit was open voor alle inschrijvingen en een eerste schifting voor ons. Wij zorgden dus voor 150 balpennen, 150 examenformulieren (meerkeuzevragen), 150 stoelen en tafels, alle examens moesten verbeterd worden door een kleine équipe van medewerkers en een externe jury. Deze manier van werken was zeer tijdsintensief en niet echt rendabel voor ons als team.
En nu?
Nu gebruiken we de Thalento® Assessments als wetenschappelijke pre-screening tool. Hierdoor stromen minder mensen door naar het schriftelijke examen waardoor we nu veel meer in de diepte kunnen gaan op papier. We kiezen bewust niet meer voor multiplechoicevragen maar peilen met een case of enkele open vragen naar hun kennis en skills. Ook tijdens coronamaatregelen waren we verplicht om minder mensen te zien, een bijkomende voordeel van deze online testen. Voor onze personeelsdienst bracht dit een enorme boost in kwaliteit door het aantal mensen te verminderen voor het schriftelijke examen.
Ik neem je even mee doorheen de huidige procedure waar de Thalento® Assessments in opgenomen zijn; van het schrijven van de vacature tot het aanwerven van een nieuw talent.
De eerste stap is altijd de positie openen, we schrijven een vacaturetekst uit en die blijft één maand open voor alle inschrijvingen. Na afsluiten krijgen alle aanmeldingen een link voor de drie Vaardigheidstesten. Deze assessments blijven een viertal dagen open en de kandidaten dienen op alle testen te slagen (score van 5 op 10 of hoger).
Vervolgens komen alle geslaagden naar het schriftelijke examen waar we vragen enkele cases toe te lichten, meer uitleg te geven over verscheidene stellingen of onderwerpen.
De laatste stap in het aanwervingsproces is het persoonlijke assessment, een mondeling gesprek over jouw competenties naar de functie toe. Dit geeft de uiteindelijke doorslag voor een mogelijke aanwerving bij stad Herentals.
De tekst gaat verder onder de afbeelding
Team ‘Personeel & Organisatie’ - Stad Herentals
Hoe leerden jullie de Thalento® Cloud kennen en het uitnodigingsproces? Konden jouw teamleden snel aan de slag?
Mijn collega’s en ik kregen een demo van de Thalento® Cloud. Wij waren aangenaam verrast van de gebruiksvriendelijkheid van de tool. Daarna kregen we ook zelf toegang via een testaccount om rond te neuzen en alle mogelijkheden te leren kennen van het platform.
De klantgerichtheid van Thalento® sprong meteen in het oog. Wij waren heel tevreden dat iemand na enige tijd belde om te vragen hoe alles was verlopen. Zeer sterk qua klantenbeleving en dit zonder te vragen. Voor ons minstens even belangrijk als de assessments zelf, een grote meerwaarde!
Wij waren snel up-and-running in de Thalento® Cloud, de meeste opties van het uitnodigingsproces waren intuïtief voor ons. De bulk invite (meerdere uitnodigingen tegelijkertijd verzenden) vonden we geweldig voor onze manier van werken en heel overzichtelijk om te gebruiken (herinner je de grote massa kandidaten die zich aanmeldt voor onze functies).
Welke feedback krijg je van kandidaten na het invullen van de online assessments?
Alle mensen herkennen het wel, ze zijn er zich van bewust dat steeds meer en meer organisaties gebruikmaken van assessments of testen. Ik hoor als feedback dat ze het zeer professioneel vinden overkomen en vaak al aanvoelen of het assessment goed is gelopen of niet.
Hartelijk dank voor dit leuke gesprek, Kaat. We zijn alvast heel fier dat we ons steentje kunnen bijdragen tijdens jullie aanwervingsproces. We onthouden dat jullie ons gebruiken als kwalitatieve pre-screening tool voor verschillende functies.
Veel succes in de toekomst!